Gizlilik Sözleşmesi
Günümüzde gizlilik sözleşmeleri taraflar arasında gerçekleştirilen bilgi paylaşımlarının korunması ve bu korumanın ihlali halinde de hukuken bağlayıcı bir güç teşkil etmesi adına gerçekleştirilmektedir. Uluslararası kapsamda NDA (“Non-Disclosure Agreement”) olarak kullanılan bu terim, Türkçe’de “Gizlilik Sözleşmesi” olarak kullanılmaktadır. Özellikle yeni sektörlerin, ürünlerin ortaya çıkması, bu sektörlerde know-how dediğimiz yapılan işin nasıl yapıldığına dair özellikli teknik bilgilerin çok büyük önem arz etmesi ve uzmanlık gerektiren alanların da artması bu tip sözleşmelerin önemini arttırmaktadır. Kaldı ki ifşa edilen ticari sır ve bilgilerin korunması karışık olmayan en basit ticari ilişkiler için de önemli olduğundan çok sık rastlanmaktadır. Makalemizde de yüksek öneme haiz ticari sırların korunması ve paylaşılmasının engellenmesi açısından çok önemli bir yer tutan gizlilik sözleşmelerinin dikkat çeken hususlarına yer verilecektir.
Öncelikle gizlilik sözleşmelerinin ana teması olan gizli bilginin ne anlama geldiğinin irdelenmesi gerekir. Taraflar arasında ifşa edilen ve edilecek olan kamuya mal olmamış her türlü fikir, proje, buluş, iş, metot, ilerleme ve patent, telif hakkı, marka, ticari sır ya da diğer yasal korunmaya konu olan ya da olmayan her türlü yenilik ve çalışma esnasında öğrenilecek yazılı veya sözlü veya elektronik ortamda açıklanan her türlü hukuki, ticari, mali, teknik bilgiler ve konuşma bilgileri gizli bilgi olarak kabul edilebilir.
Gizlilik sözleşmeleri kapsamında gizli bilgi tanımına girmeyecek haller de mevcuttur; taraflar paylaşmaksızın kamuoyunca bilinen bilgiler, taraflarca paylaşıldığı sırada kamuoyunca bilinen bilgiler, alınan bilginin alan tarafça daha önceden biliniyor olması ve gizlilik yükümlülüğü olmayan 3. taraftan öğrenilmiş bilgiler bunlara örnek olarak gösterilebilir.
Genel tanım bu olmakla birlikte proje ya da sözleşmenin konusu olan işlere göre gizli bilginin tanımlanması önemlidir. Özellikle ticari bilgi ve sırrını karşı tarafa temin edecek olan kişiler bu tanımın kapsamını geniş tutmak isteyecektir. Alan taraf ise temin etmeyeceği ve temin etme imkanı olmayan bilgilerin gizli bilgi olarak tanımlanmasını ve ona göre de yükümlülük altına girmeyi tercih etmeyecektir.
Sözleşmenin taraflarına ve şekline gelirsek gizlilik sözleşmesi bilgileri veren (İfşa Eden) ve bilgileri alan tarafça (Alıcı) karşılıklı olarak imzalanabileceği gibi, farklı konulu bir sözleşmenin içerisine de gizlilik hükümleri şeklinde eklenebilir. Ayrı bir gizlilik sözleşmesi akdedilmiş ya da esas sözleşmenin içerisine gizlilik hükümleri eklenmiş olsa da, gizlilik hükümleri ile taraflara ağır yükümlülükler ve cezai şartlar yüklenebildiğinden özenli incelenmesi gereken hükümlerdendir. Özenle incelenmesi gereken diğer bir konu da Alıcı olan tarafın da bu yükümlülükleri yerine getirebilecek bir kurumsal altyapısının olmasıdır. Bunun için de gizli bilgilerin korunması konusunda titizlikle hareket edecek bir iş ortağının seçilmesinin ve Alıcı tarafın şirket belgelerinin öncesinde incelenmesinin önemli olduğunu düşünüyoruz. Ayrıca gizlilik sözleşmeleri, esas sözleşmenin uygulanma süresi gibi belirli bir dönem için düzenlenebileceği gibi, süresiz olarak da gerçekleştirilebilecektir. Burada dikkat edilmesi gereken husus, gizlilik sözleşmesinin süresi bittikten sonra bile fikri mülkiyet, rekabet hukuku gibi diğer sair alanlarla ilgili olan haklarınızın korumalarının saklı kalacağının belirtilmiş olmasıdır.
Yani gizlilik sözleşmesi veya hükümlerinin neleri kapsayacağı ve süresi sözleşme serbestisi kapsamında taraflarca kararlaştırılabilecektir. Hatta sözleşmenin isminin gizlilik ya da NDA olmasına da gerek yoktur. İçerik olarak bilgilerin gizli olarak tanımlanması ve ifşa edilmesi halinde de ağır hükümler içermesi halinde aslen bir gizlilik sözleşmesi mahiyetinde olacaktır.
Gizlilik sözleşmelerinin en yaygın olarak kullanıldığı alan, şirketler arası birleşme ve devralma işlemleri yapılmadan önce gerçekleştirilen inceleme (due diligence) aşamasıdır. Birleşme ya da devralınma aşamasında olan şirket, tüm finansal tabloları, malvarlığı bilgileri, şirket risk analizleri ve gerektiğinde pazarlama ve ticaret stratejileri, fiyatlandırma bilgileri gibi ticari sırlarını da paylaşıyor olacağından, due diligence işlemlerine başlanılmadan önce şirket bilgilerinin verileceği taraf bu bilgileri ifşa etmeyeceğine dair biz gizlilik sözleşmesi imzalamalıdır. Sözleşmenin hazırlanması aşamasında nelerin gizli bilgi olarak değerlendirileceğini detaylı şekilde açıklamak sözleşmenin uygulanması aşamasında taraflara kolaylık sağlayacaktır. Bu bilgilerin ifşa edilmesi, bilgilerini paylaşan şirkete maddi zarar ve itibar kaybı gibi manevi zararlar da verebileceğinden gizlilik sözleşmelerine ağır cezai şartlar eklenmektedir.
Gizlilik sözleşmesi imzalanması gerekliliği, sadece birleşme devralma işlemlerinden önce değil, bir buluş, ürün ya da fikrin yatırımcıya sunulması ya da var olan projenizi geliştirmek amacıyla çalışacağınız danışman ve ilgili kişilerle paylaşırken gibi fikri ve sınai haklarınızın korunması durumlarında da gerçekleştirilebilecektir.
Gizlilik sözleşmeleri bilgileri alan tarafça tek taraflı olarak imzalanabileceği gibi, bilgi veren ve bilgi alan taraflarca karşılıklı olarak da imzalanabilecektir. Tek taraflı imzalanan gizlilik sözleşmesi genellikle karşı tarafa güven sağlamak amacıyla gerçekleştirilirken, çift taraflı imzalanan gizlilik sözleşmesi ise sözleşmenin 2 tarafına da sorumluluk yüklüyor olacağından daha kısıtlayıcı olabilecektir.
Alınan bilgilerin 3. kişiler ile paylaşılmamış olması gizlilik sözleşmelerinin taraflara yüklediği tek yükümlülük değildir. Gizlilik sözleşmeleri uyarınca alınan bilgilerin güvenli bir fiziksel ve dijital ortamda saklanması gerekmektedir. Bilgilerin çalınması ya da 3. kişilerce dijital ortamdan erişim sağlanmasını durumunda, alıcının gerçekleştirmesi gereken bir koruma yükümlülüğünü yerine getirmemesi sonucunda oluşmuş ise, alıcının gizlilik yükümlülüğüne uymadığı kabul edilerek kendisine cezai şart uygulanabilecektir. Bunun yanında alınan bilgiler sözleşme amacı dışında başka bir menfaat sağlamak için alıcılar tarafından da kullanılmamalıdır.
Gizlilik sözleşmeleri şirketler arası işlem gerçekleştirilmesi aşamalarında imzalanabileceği gibi, işveren ve çalışan arasında olduğu gibi tüzel kişi ve gerçek kişiler arasında da imzalanabilmektedir. İşveren ve çalışan arasında imzalanan gizlilik sözleşmelerinin amacı ise işyerinin sahip olduğu bilgilerin çalışanın işi süresince ya da işten ayrıldıktan sonra şirket aleyhine ve şirketi zarara uğratacak şekilde kullanmamasıdır. Bu tarz gizlilik sözleşmeleri ile çalışanlar genellikle kendileriyle paylaşılan ya da şirket içerisinde tanık oldukları proje, doküman gibi şirket bilgilerini ifşa etmeyecek, kopyalamayacak ve bu bilgileri rakip firmalarla paylaşmayacaklarını taahhüt ederler.
Görüldüğü üzere gizlilik sözleşmeleri, sözleşme taraflarını korumak adına türlü şekillerde akdedilebilecek sözleşme türlerinden biridir. Bu sözleşmelerin akdi sırasında dikkat edilmesi gereken husus, tüm hükümlerin geleceğe dönük bir şekilde dikkatlice değerlendirilmesi ve sonrasında yükümlülüklerin uygulamaya geçirilmesi ve sözleşme sonunda sair hakların da koruma altında tutuluyor olunduğundan emin olunmasıdır. Unutulmaması gerekir ki şirketlerin en önemli malvarlıklarından biri olan gizli bilgilerin kime, hangi koşullarda emanet edileceğinin çerçevesini çizen gizlilik sözleşmeleri iş hayatının önemli bir enstrümanıdır.
